Comment respecter les règles RGPD de suppression de données des collaborateurs à l'aide de PeopleSpheres
Afin de vous permettre de respecter la réglementation RGPD, une série de règles de Monitoring peuvent être mises en place.
Deux cas de figure :
1. Clients ayant souscris avant le 24/09/2020
2. Clients ayant souscris après le 24/09/2020
Dans les deux cas de figure, vous êtes invités à vous rapprocher de vos consultants Socle PSPS, ou du centre de support afin de vous assister: https://support.peoplespheres.fr/kb-tickets/new
1. Dans les deux cas
Nous avons dressé deux listes de champs concernés par la suppression obligatoire de données au départ du collaborateur.
Ces deux suppressions se basent sur le champ "Départ de la société - Date de sortie". Veillez donc à bien saisir cette information pour vos collaborateurs.
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N+1 mois du Départ de la Société |
N+5 ans du Départ de la Société |
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Pourquoi N+1 mois ? Il s’agit de champs personnels que l’entreprise ne doit pas conserver après le départ du salarié. Nous conseillons toutefois de conserver un délai de 1 mois pour gérer les imprévus, tâches de dernière minute et éventuelles erreurs. |
Pourquoi N+5 ans ? Certains champs doivent être conservés 5 ans dans le registre du personnel et tenu à disposition du CSE. Ces champs doivent donc à la fois être obligatoirement conservés pendant 5 ans, puis obligatoirement être supprimés au-delà. |
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Champs concernés
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Champs concernés
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Les champs listés ici ne correspondent qu'aux champs standards proposés par PSPS : en cas de champs spécifiques, ou avec l'aide du consultant, il revient de votre responsabilité de les inclure ou non.
Pourquoi certains champs ne sont pas inclus ?
Rémunération, Nationalité, Pays de résidence fiscale… certains champs peuvent paraitre sensibles à conserver indéfiniment.
Il faut toutefois se rappeler qu’à terme (au bout des 5 ans), la fiche de l’utilisateur est totalement anonymisée, ces informations peuvent donc être conservées afin de continuer à faire des rapports sur des profils ayant quitté l'organisation. Ces champs seuls ne permettent pas de remonter jusqu’à la personne concernée (contrairement au champ Naissance ou Numéro de Sécurité Sociale par exemple).
Mise en place
1. Clients ayant souscris avant le 24/09/2020
La première étape sera de "nettoyer" la base des profils anciens étant déjà hors-scope.
Pour cela, nous allons créer notre premier Monitoring.
- Créer un Monitoring horaire (le titre et la description sont laissés à votre convenance)
- Condition = Date de sortie est antérieure à il y a 1 mois
Exemple : si nous sommes le 24/09/2020 : Date de sortie est inférieure ou égale au 24/08/2020
- Règle : suppression de tous les champs (en cochant la case Historique) mentionnés dans le tableau ci-dessus (+ cas personnalisés).
*S'assurer de bien avoir le droit "Suppression de données" dans son rôle affecté.
- Laisser la règle tourner l'heure suivante (exemple : il est 15h24, attendre au minimum 16h pour que la règle s'exécute).
Nous avons maintenant "nettoyé" la base des profils existants.
Nous pouvons maintenant paramétrer cette même règle pour qu'elle tourne indéfiniment.
Revenir sur la règle créée.
- Modifier le déclenchement horaire en journalier (et en sélectionnant une date de fin suffisamment loin)
- Modifier la condition pour que la vérification soit : Date de sortie X mois après = 1
- Sauvegarder la règle.
Félicitations, vous pouvez maintenant dormir sur vos deux oreilles. Les données personnelles des collaborateurs seront supprimées automatiquement 1 mois après leur départ.
Cette manipulation est à reproduire à l'identique pour la règle N+5 ans (5 ans = 60 mois pour la condition en mois).
1. Clients ayant souscris après le 24/09/2020
La première étape sera de "nettoyer" la base des profils anciens étant déjà hors-scope.
Pour cela, nous allons créer notre premier Monitoring.
- Créer un Monitoring horaire (le titre et la description sont laissés à votre convenance)
- Condition = Date de sortie est antérieure à il y a 1 mois
Exemple : si nous sommes le 24/09/2020 : Date de sortie est inférieure ou égale au 24/08/2020 - Règle : suppression de tous les champs (en cochant la case Historique) mentionnés dans le tableau ci-dessus (+ cas personnalisés).
*S'assurer de bien avoir le droit "Suppression de données" dans son rôle affecté. - Laisser la règle tourner l'heure suivante (exemple : il est 15h24, attendre au minimum 16h pour que la règle s'exécute).
Nous avons maintenant "nettoyé" la base des profils existants.
Vous pouvez supprimer cette règle.
Cette manipulation est à reproduire à l'identique pour la règle N+5 ans (5 ans = 60 mois pour la condition en mois).
Vous pouvez maintenant activer les 2 règles par défaut "RGPD - N+1 mois" et "RGPD - N+5 ans" présentes sur votre environnement.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur "Afficher les inactifs" dans Monitoring, et de réactiver ces deux règles.
Lien vers le document d’architecture et sécurité : Architecture et sécurité -PeopleSpheres.docx